Seven Ways to Prevent a Meeting Disaster

1
100557 این مطلب رو نوشت. 18 اُكتبر 2014


I went to a meeting the other day, one with a mix of professionals and aspiring professionals—college students. I'd love to tell you what the purpose of the meeting was, but I don't actually know. One might ask, what was I doing at a meeting where I didn't even know the purpose to begin with? Well, I recently joined an organization and this was a regular monthly meeting, so I figured I would go and see what they were all about. Or not, as it turned out. They didn't know how to hold an effective meeting.

What I got instead was a meeting leader asking the group unrelated questions, participants who shared a wide variety of disconnected responses, and no real resolution or next steps after we spent an hour discussing several topics. The whole event felt about as inviting as the fluorescent lights and their loud buzzing noise.
It turns out this isn't that unusual of a situation: 71 percent of American employees report that meetings "aren't very productive." If you find yourself hosting a meeting anytime soon, here's a quick refresher on how to be a great host.
Kristen's Baseline Meeting Hosting Rules:

A. Introduce yourself to your audience (always) and let attendees introduce themselves as appropriate, unless everyone knows each other, of course.

B. Introduce your meeting's purpose, agenda or mission. Without this, you'll have people like me writing essays like this, or at least feeling like they just wasted their time and may hesitate to return. Extra points if you then stick to your agenda!

C. tick to your time frame. The only thing worse than being in a room full of people you don't know, with no purpose, is being there longer.

Advanced Rules for Exceptional Hosts:

D. Stay neutral in your role as facilitator. If you are both hosting and contributing you are not precluded from adding your own thoughts, just be sure that fair representation is given to all interests around the table for a healthy discussion.

E. Adapt the meeting to keep it productive. Some meetings flow well from start to finish, some start to get off track quickly. Keep the meeting focused, while using your judgment to allow for conversation to dive into important areas. It's OK to depart from your agenda if it's the best use of the meeting time and still drives toward the ultimate purpose. Better to use time well than to force it into a mold that doesn't fit a changing situation.

F. Size your venue correctly. Productivity can be lost in a room that is too big or too small for the number of attendees you have. Give people enough space to be comfortable, but do your best not to let someone get lost in a sea of empty chairs, or ignite their claustrophobia. It is OK to arrange chairs (and remove extra ones) to your liking.

G. End with action. What IS the result of your meeting after all? Have decisions been made? Is there work to be done? Ideas to communicate? If so, by whom? Is another meeting on the horizon? Should you set a tentative agenda? Concretely wrapping up the meeting, while everyone is in the room, leaves participants feeling like they were part of a great thing, thanks in part to a great meeting host—that's you!

Source: Kristen Rampe CPA

آخرین ویرایش 18 اُكتبر 2014

samir karamkhani

2 نظرات
0
مجید چراغی این مطلب رو نوشت. 19 اُكتبر 2014

That is great M.r Karamkhani, Wish the commitee happy returns

مجید چراغی

0
100631 این مطلب رو نوشت. 30 اُكتبر 2014

چند عامل دیگه هم که شاید بشه به این موارد اضافه کرد رو در مقاله دیگه ای دیدم که به طور خلاصه در ادامه آمده...
اصل مقاله رو می تونید در این آدرس ببینید:
http://blog.roberthalf.com/7-time-management-tips-to-reform-ineffective-meetings?utmsource=AICPA&utmmedium=Newsletter&utmcampaign=AICPANewsletter&utmcontent=OCT14r 1
1. ارائه دستور جلسه مشخص؛ تعیین دلیل یا دلایل گردهم آيی
2. اطلاع رسانی تاریخ و ساعت جلسه در زمانی مناسب و همچنین یادآوری به شرکت کنندگان پیش از جلسه؛ در صورت لزوم ارائه اسناد و مطالب مورد نیاز برای مطالعه در زمانی مناسب پیش از جلسه برای بالا بردن میزان مشارکت
3. به حداقل رساندن صحبت های حاشیه ای و تمرکز روی موضوع جلسه (در صورت به حاشیه رفتن شرکت کنندگان، از بازگرداندن آن ها به موضوع اصلی نترسید، البته به شیوه ای دوستانه)
4. شروع و اتمام جلسه دقیقا در زمان تعیین شده، حتی اگر هنوز به نتیجه ای نهایی نرسیده اید (البته اعلام اتمام جلسه باید به درستی شکل بگیرد، همانطور که در پست اول آمده، آیا نتیجه ای حاصل شده؟ آیا نیاز به ادامه مطالب در جلسه ای دیگر است؟ آیا نیاز به اطلاع رسانی مطالب پس از جلسه است؟ و چه کسی این مسئولیت را عهده دار می شود؟...)
5. ساعت برگزاری جلسات (معمولا عصر زمان مناسبی نیست چراکه افراد تا این ساعت از روز دل مشغولی های فراوانی یافته اند و از طرف دیگر این ساعت از روز زمانی است که افراد تمایل به کارهای شخصی نظیر چک کردن ایمیل یا فعالیت های ساده تر دارند. جلسات کوتاه تر را می توان یک ساعت پیش از ساعت ناهار برگزار کرد تا بدین ترتیب تمرکز روی موضوع جلسه، برای عدم تداخل با ساعت ناهاری، را افزایش داد.)
6. مرور فهرست شرکت کنندگان در جلسه (اگر حضور شخصی در جلسه ضروری نیست، حضور وی را اختیاری تعیین کنید و موارد عنوان شده را متعاقبا به اطلاع ایشان برسانید).

آخرین ویرایش 30 اُكتبر 2014

f.ahmadlou


264 نفر از 710 عضو ما 1167 بار در مباحثه ها نظر ارسال کرده اند.