دوستان عزیز سلام علیرضا محمدی هستم سرپرست حسابداری قیمت تمام شده و حسابداری مدیریت و مشاور مالی – عملیاتی مدیران صنایع.

از جمله سئوالات دائمی دانشجویان و کارشناسانی که در پروژه های گوناگون با اونها در ارتباط هستم و یا در کارگاه های آموزشی بارها و بارها مطرح میشه و به اون بر اساس تجربه حرفه ای خودم اشاره میکنم ، بحث پیرامون معیارهای خرید نرم افزار مناسب برای قیمت تمام شده است.به همین دلیل در اینجا در قالب بحثی کوتاه راهنمائی های لازم رو خدمتتون اراده میدم به امید اینکه راه گشا باشه.

اولین چیزی که باید در این زمینه بدونی اینه که وجود نرم افزار مناسب حسابداری قیمت تمام شده در یک شرکت تولیدی جزء لاینفک اطمینان از تهیه گزارشات به موقع و قابل اتکاست تا جائی که اگر شرکت شما مورد حسابرسی سالیانه قرار میگیره ، باید بدونی که حتی اگر تو دقیق ترین گزارشات حسابداری صنعتی رو به صورت دستی آماده کنی ، حسابرس تنها به این دلیل که نرم افزار مناسب حسابداری قیمت تمام شده در سازمانت وجود نداره میتونه گزارش حسابرسی رو مشروط کنه و یه بند بهای تمام شده بهش بده!

و اما انتخاب نرم افزار مناسب و معیارهایی که حتما باید مد نظر داشته باشی... حقیقت اینه که کسی که برای خرید نرم افزار مناسب میره یا کسی که باید نرم افزار فعلی سازمانی رو که واردش میشه مورد بررسی قرار بده ، باید به گام به گام تهیه گزارشات قیمت تمام شده مسلط باشه و کسی که حتی با معیارهای تعیین مراکز هزینه و فرمول های ساخت و گزارشات تولید و تکنیک های سیستمی تسهیم آشنائی نداره ، نمیتونه نرم افزار مناسب رو تنها بر اساس حرف های تبلیغاتی فروشنده نرم افزار یا صرف برند بودن شرکت تولید کننده ، انتخاب کنه... پس من با این فرض جلو میرم که شما یا خودت مسلط هستی یا در کنار مدیر مالی یا رئیس حسابداری قیمت تمام شده برای خرید یا ارزیابی نرم افزار اقدام کردی... اونچه که باید در زمان خرید نرم افزار مورد توجه قرار بدی: به هیچ عنوان بر اساس حرف های قشنگ مدیر فروش شرکت نرم افزاری ، انتخاب نکن! بهترین حالت ممکن ، پیدا کردن نرم افزاریه که دوستانت یا همکارانت در شرکتی دیگه دارن چند وقت باهاش کار میکنن و کلا با گیر و گور های نرم افزار آشنا شدند... در چنین شرایطی با حضور در شرکت دوستت ازش بخواه مزایا و معایب نرم افزاری رو که دارن باهاش کار میکنن رو بهت بگه و تو ریز به ریز یادداشت کنی... در چنین شرایطی با دست پر به سراغ شرکت نرم افزاری میری و ازش درخواست معرفی نرم افزار رو میکنی... و در زمان دموی نرم افزار ، عیوبی رو که دوستت برات معرفی کرده رو بیان میکنی و پیگیر میشی که آیا نرم افزار در ورژن های جدیدش اون عیوب رو برطرف کرده یا نه... اما در شرایطی که نهایتا دوستی رو پیدا نمیکنی که ازش اطلاعات بگیری ، راهش اینه که پیش از خرید نرم افزار سری به سایت شرکت فروشنده نرم افزار بزنی و دنبال اسم مشتریان شرکت نرم افزاری باشی و از طریق اینترنت آدرس اون شرکتها رو پیدا کنی و با مراجعه و مشورت با مدیر مالی اون شرکتها نظرشون رو در مورد مزایا و معایب نرم افزار جویا بشی... نهایتا حرف آخرم اینه که در شرایطی برو برای درخواست معرفی نرم افزار از شرکت فروشنده ، که حتما دستت پر باشه و از قبل در مورد مزایا و معایب اون اطلاعات جمع کرده باشی... گام دوم اینه که از شرکت فروشنده درخواست کنی که معرفی نرم افزار رو تنها از طریق حرف زدن انجام نده بلکه گام به گام توضیحاتش رو با ثبت و ایجاد سندهای آزمایشی در سیستم نشون بده تا در صورتی که مرحله به مرحله کار با سیستم اشکالی داشته باشه همونجا در موقع تست خودش رو نشون بده...پس همیشه وقتی بخواه که سیستمی بهت معرفی بشه که از قبل دیتا وارد اون شده باشه... نکته ظریف دیگه اینه که اکثر مدیران بازاریابی شرکتهای نرم افزاری به شیوه ای معرفی محصولشون رو انجام میدن که بارها و بارها باهاش کار کردن و کاملا به چند و چوندش مسلط هستند در اینجا روش درست کار اینه که تو زمانی برای معرفی نرم افزار در شرکت فروشنده حاضر بشی که علاوه بر برگه مزایا و معایب اون نرم افزار ، چک لیست مرحله به مرحله محاسبه قیمت تمام شده هم همراهت باشه و گام به گام از شخص مدیر فروش درخواست کنی که گام های چک لیست تو رو در نرم افزار برات عملا اجرا کنه و گزارش بگیره... به عنوان مثال اگر ثبت حواله مصرف در روند محاسبه بهای تمام شده ی تو ، جزء لاینفکه ، به طرف بگو در انبار سیستمش ، یک کالای جدید تعریف کنه و رسید خرید اون رو ثبت کنه و بعد فاکتور خرید رو ریالی کنه و سپس حواله مصرف رو ثبت کنه و شما در هر مرحله از سیستم گزارش بگیر تا معلوم شه که واقعا سیستم داره بی عیب و باگ کار میکنه... به این شیوه اطمینان حاصل میشه که شما داری مهم ترین ابزار کار خودت رو به شیوه ای درست انتخاب و خریداری میکنی.شیوه ای که بعدها برات دوباره کاری و ... به بار نمیاره. و همیشه یادت باشه که به هیچ عنوان برای خرید نرم افزار یا جایگزینی اون عجله به خرج ندی چرا که این مسئله میتونه برات خیلی گرون تموم شه! سر فرصت ، شرکتهای نرم افزاری رو که دوستان و همکارانت و یا مشتریان فعلی شرکت تولید کننده معرفی کردند برو و نرم افزارها رو با شیوه ای که بهت گفتم تست کن و مقایسه کن... و علاوه بر این مسائل ، سعی کن نرم افزاری رو انتخاب کنی که کار با اون سخت و پیچیده نباشه و به اصطلاح user friendly باشه! اگر هم در شرایطی وارد شرکتی شدی که از پیش نرم افزار رو خریداری کرده بودند ، همون ابتدای کار بر اساس چک لیست بهای تمام شده خودت ، نرم افزار رو ارزیابی کن و نتیجه رو به مدیر انعکاس بده تا بدونه که سیستم فعلی چه کاستی هایی داره و این کاستی ها باعث ایجاد چه مشکلاتی در آینده میشه . از این روش که بری ، بعدها این تو نیستی که به خاطر ایرادات نرم افزار ، عملکردت زیر سئوال میره... حالا یا مدیر نقصان ها رو میپذیره و با شرکت نرم افزاری وارد مذاکره میشه برای رفع اون ایرادات یا اینکه با علم به مشکلات سیستم ، کار رو شروع میکنی و بعد ها مورد مواخذه قرار نمیگیری... ∞∞∞ دوست خوبم... از جمله سایر مسائلی که بایددر مورد انتخاب و خرید و راه اندازی نرم افزار بدونی اینه که نرم افزار تهیه شده باید به گونه عمل کنه که هریک از افرادی که در فرآیند محاسبه قیمت تمام شده نقش دارند ، باید امکانی از طریق زیر ساختهای شبکه ای شرکت براشون فراهم شه که خودشون بتونن اطلاعات رو وارد سیستم کنن. مثال: انباردار ، از جمله مهم ترین آدمائیه که در فرآیند محاسبه قیمت تمام شده نقش ایفا میکنه. پس وحشتناک ترین حالت ممکن اینه که انبار کارخانه شما از محل استقرار حسابدار قیمت تمام شده دور باشه و سیستم نرم افزاری هم طوری نباشه که خود انباردار با هر ورود و خروج انواع کالا به انبارهای خودش ، بتونه کاردکسش رو به روز کنه و شما هم بتونی توی هر لحظه آخرین وضعیت موجودی های انبار رو ببینی و راهکارتون این باشه که مثلا در پایان هرهفته کل رسیدها و حواله های دستی انبار دار برای شما از کارخونه آورده بشه!!! با این روش مطمئن باش ، نتیجه مناسبی در برآورد نمودن خواسته های مدیرت نمیتونی داشته باشی... سایر مثال های مشابه: شخصی از واحد تولید میبایست از روی برگ گزارشات تولید تهیه شده که به تائید اپراتور و مدیر تولید رسیده باشه به طور روزانه گزارشات تولید رو خودش وارد سیستم کنه. شخصی از واحد مالی بخش حقوق و دستمزد باید در همون نرم افزار به طور ماهیانه ، مراکز هزینه فعالیت کارکنان رو پیگیری کنه و ثبت های مربوط به سند حقوق و دستمزد رو بزنه... شخصی از واحد مالی باید نظارت کامل بر گردش اموال و مرکز هزینه محل استقرار اونها داشته باشه و به طور ماهیانه سند استهلاک رو در همون سیستم بزنه... و... و نهایتا آخرین مسئله در مورد نرم افزار اینه که باید کاملا فکر شده و با رعایت مصالح لازم برای کسانی که اقدام به ورود اطلاعات به سیستم نرم افزاری میکنن نام عبور و رمز عبور و نهایتا سطح دسترسی مناسب تدارک ببینی تا هرکس تنها به هرآنچه برای انجام کار بهش نیاز داره دسترسی داشته باشه...و فراموش نکن این تعیین سطح دسترسی باید تا حدی باشه که حتی در مواقعی ، شخصی بتونه گزارشی رو ببینه ولی نتونه اون رو ذخیره کنه یا پرینت بگیره... عقد قرارداد پشتیبانی نرم افزار هم جزء لاینفک فرآیند محاسبه قیمت تمام شده هستش. چون هر نرم افزاری بنا به هزار و یک دلیل میتونه در حین کار با اشکالاتی مواجه بشه که فقدان نفر فنی مسلط به پشت سیستم نرم افزاری ، دوباره کاری ها و اعصاب خردی های زیادی رو به بار میاره...

موفق باشید

وبلاگ تخصصی علیرضا محمدی: https://sites.google.com/site/smairteh